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    专注后勤管理服务/为人民服务

    • 企业后勤管理工作的思路

  • 第一章 我对部门管理的认识

    一、管理课在公司发展中的重要性 管理课负责着员工衣食住行、文娱康乐,工厂环境、基础建设、文化宣传、工业安全等等,几乎概括了公司全部的后勤保障功能。 管理课功能发挥的好与坏, 在很大程度上对公司人力资源流失率的降低、员工士气的高昂、员工作业质量和效率的提升、公司业务量的增加、公司在社会上良好企业形象的树立等诸多方面起到至关重要作用。举两个例子比较可知:

    例一:后勤保障工作做得差:员工吃不饱、睡不好,无处学习娱乐,健康安全不保障,公司 行动无导向,工厂环境乌七八糟,该修未修、该建未建,一片狼籍,处于这种条件下的员工 在这样的环境中工作,其结果可想而知:员工会有心思提高生产效率、预防不良、开发新产 品吗?更何谈完成定单要求?当然,就算能完成,客户也不一定会下定单来,政府部门还要 找上门…… 

    例二: 后勤保障工作做得好:员工食宿都很舒适, 整洁的工装穿在身上显得很精神、 很自信,“充电”有条件,娱乐设施完善,活动气氛浓,健康安全知识常宣传,公司形成了自己的文化,工厂整洁,条件优越,这种状态下的员工在这样的环境中工作,其结果……不言而喻。 古兵书讲帅军打仗,离不开“招兵买马、安营扎寨、屯积粮草” ,这其中两项都应是管理课 要做的事情,还有讲“兵马未动、粮草先行” ,足可见管理课职能在公司实现战略目标中的 重要作用。 
     

    二、管理课目前在内部管理上存在的问题 

    1、部门人员缺乏向心力,整体感不强,职能分配和组织结构跟不上公司发展的节奏。 

    2、对人员的系统性管理不足,缺乏凝聚力,成员精力分散,各谋其事。 

    3、工作分配欠合理,呈现有的超负荷、有的膨胀、有的不尽职责;权限分配无节制,有的该放未放,有的放权过当,导致部门运作秩序混乱。 

    4、沟通渠道不顺畅,有上传下不达的现象,成员的觉悟意识弱,缺乏外企工作作风和习 惯。 5、管理模式不适应公司发展需要,没有摆脱“小厂子”和传统行业的“大锅饭”“一窝 、 蜂”的作风。

    6、未看到部门年度工作及培训计划,这也是一个较大的问题。试想,一个缺乏组织概念 的成员在部门里无目标地工作,其结果会怎样?预计连部门最基本的稳定运作都难以维持长 久。应付突发事情的能力将逐渐消失,日常工作问题将频繁发生,工作向被动状态滑坡,整天只能忙于“救火” 。 

     

    三、问题原因分析

     1、对组织管理的认识不深入,组织工作缺乏预见性、建设性和发展性的目光。 

    2、部分人员对大型工厂的管理及工作经验不够丰富,质素仍需提高。

     3、缺乏职能训练,没有良好的督导和绩效考核机制,个别员工能力表现与职位不匹配。 

    4、管理课工作需要稳重、细心,思考问题需要长远、周道,常言道: “如无远虑,必有近忧” 。 

     

    四、我对部门管理工作的思路 

    1、 部门主管的工作目标部门是企业内部根据动作需要而设立的一个具有一定独立性和制约性的功能组织, 它就象钟 表内的一个齿轮一样,发挥着不可或缺的作用。这个“齿轮”性能的优劣直接影响到企业的运作和发展。换言之,直接影响到企业战略目标达成的进度。怎样使这个“齿轮”持久地处 于优势状态呢?答案就是管理, 通过有效的管理使部门功能得到充分发挥,“人尽其才、达到 物尽其用”,甚至对企业产生高附加值的作用。这是部门主管必须明白的工作目标。 

    2、 组织管理 因应部门的各种需要对成员进行评估、识别,利用一种模式有条理地组合成团队,再将部门 要达成的目标需求量化、具体化,匹配以合适的人员,使整个团队响应工作的要求。部门主管应明确地认识到,组织模式的好与差,就象“齿轮”性能的好与坏一样,直接影响到组织自身功能的优劣。 我在一家港资公司服务时,有这样一个事例: 我初到那家公司的一个月里,看到一种场面,终日总有一些主管、班组长围在厂长的办公桌前,大事小事都找他来判定、拿主意、确认,他的性质急,发现工作问题时不追究相关负责人而直接找到当事人;这样繁忙了一天后,晚上还要签批一大堆文件。我认为对于企业的良好发展, 这样的现象是一个很严重的问题。 我认真研究公司的组织架构图和各部门职能指引之后,找到了问题的症结,我认为他这样整天大事小事都要管,什么文件都要签,这样势必无端地浪费许多宝贵的时间, 一些不需要他花费精力的事都占去了他一半的时间,他哪里还有时间对公司运作进行一些建设性的策划和整体方向的校正呢?再之, 部门划分过细、 权限 设定不清晰,导至管理跨度拉大,导致首脑没弹性空间,下属没有适当的压力,由于遇事抓不定主意而产生依赖思想。这样以来,厂长能力发挥得好,公司最多也只能是维持发展,而不能够稳健地快速发展。 于是向厂长提出了修订公司组织架构和进一步明确部门职能的改善建议,对职能连接较近的部门进行整合,将个性较强的功能组织独立出来,把部门的职能条理化地序列出来,对于不同职的主管人员级逐级配以相应的责任权限,疏通各种沟通渠道。 经过系统的调整,通过一段时间的运作,工厂呈现出各负责其责、默契合作的良好局面。 

    上述例子就是结合组织管理的办法, 因为组织本身就是结合众人力量的一种手段,利用这种手段使大家结合后的力量更大化扩展。部门管理也应不外乎于此,欲使部门高 效地发挥职能作用,使成员做的事不同而达到的是相同目标,就应先进行组织策划。人力资源管理课程中强调: “建一个职能明确、层次清晰且富有前瞻性、协调性、支援性、制约性的组织结构,对于实现企业的战略目标具有深远的意义。 ”

     组织策划应依以下程序进行:

     1) 确定部门的职能范围、工种和性质,据此进行小组整合。

     2) 评估完成全部工作所需的人力,并进行人力配置。 

    3) 每一个小组任命一个下属负责,并明确地界定每个组别的职责、权限和管理幅度。 

    4) 制作部门架构图和职位说明书,让每一个成员都清楚、明白自己的位置、作用。 

    5) 建立内部、部门间和与地方机构沟通的渠道及办法。 

    这里列举我到管理课以来所发现的管理课的三种不同的怪现象,相信能够说明一些的问题: 

    例一:组长口头安排下属工作,一件还没开始做又被喊来安排第二件事,有时反复几次。过 一阵子后问:这件事做好没有?答:做完了;又问:那件事做好了没有?答:正在做;估计 什么的事完成了吧?答:在做这件事,那件事完成一半先放那儿了。再过一阵子,连组长自 己忘了都交待哪些事,而上级追下来一件事,组长问下属:什么什么事完成了吗?答:哦! 忘记了。没办法了,这下上级在等结果,一个部门人员都忙起来。 

    例二:两个上司,一个上司说你两点钟要赶到公司,另一个上司说你两点钟要赶到市桥把什么事办妥,下属这下麻烦了,不知该如何是好。 

    例三:一位成员越了一级反映问题、汇报工作,回头上级问这个成员的直接上司:那个什么什么事是怎么回事?答:我不明白、我不知道,什么事呀?还有,主管隔着一位下属的直属上司直接布置工作,这位下属的直属上司想:我这两天都没安这个下属做,刚好我这下忙不过来,分给他一部分做吧。这位下属接到任务心里想:这可怎么办,谁的都要做,哪里吃得消啊!再之,许多等待交期的工作都未完成,没办法,发动整个部门,大家一起做(偶尔不怪,常此就有问题)。 由上述事例分析,部门内部管理已产生较大问题,这样一个局面,部门是很难发挥良好的作 用的。

     

    分析问题根源就是在:

    其一,部门规划虽然做了,但不到位,也未运用到实际工作中来;

    其二,部门运作有些偏离轨道,没有明确的标准、方法来实现或检验规划的实施。

     

    解决办法应是:

    1) 统一部门的指令系统,规定每个下属只接受一个上司的指令和管理,只向一个上司报告工作情况, 下达指令及汇报工作都应遵循部门的指挥系统, 尊重每位成员的职位、责任,让每位成员致力于完成自己的工作。

    2) 对一位主管能管理下属人数和工作承受量的界限划分适当,因为适中的管理幅度才能确保主管能与下属做有效的沟通,并能做好对下属的培养、绩效考核工作。管理幅度适中的界定应从主管需自行完成的工作量,对下属管理沟通所需的时间,各项工作的性质、跨度和完成工作所需的配备等几个方面切入,以主管自身能力的强弱、提高下属的能力强弱、责任感和归属感水平的高低等方面,判断管理幅度需要压缩或扩大。 

    3) 建立良好的部门沟通协调机制,比如与上下级的协调,与同级单位的协调,与本单位客户的协调等。协调不只是口头谈话,而应是就一个项目、一种工作方式、一件事上取得统一认知,可以制定规章制度、制订工作目标或计划、成立专项工作组或委员会等等。

     

    部门管理没有固定的模式,但有内在的共通性,随着企业发展的进程,部门应及时导入新的 “管理程式” ,以确保部门始终保持良好的状态,对公司的发展起到有力的推动作用。

     

    第二章 管理课各项工作现状分析与改善提案

     一、工厂 5S 推动 

    1、存在问题: 5S 是工厂管理的基础,其推动得好与坏,直接牵动着公司的方方面面。目前,公司在 5S 推 动工作上没有相关推动工作的指导、监督性文件,没有相关执行的记录资料;所谓推动,还保持在拿着笔记本看一圈;推动工作似乎原地不动,且有倒退的趋势。由此看来,5S 工作在管理课现在还几乎是一片空白。这样下去,员工思想将会逐渐麻痹,发现问题的敏感度和主动改善环境的自觉性将逐渐降低,并会丢弃原有的好习惯。 

    2、分析原因: 5S 工作是一项不可间断的活动,需要坚持不懈地推动。本部门相关成员对 5S 的标准、做法 都能大致说得清楚,但没有发现对 5S 的推动技巧和策略有独道见解的成员;再之,相关人员没有一跟到底的作风和解决问题的决心。 

    3、建议办法: 1) 培养或聘请一名5S 专员,制订 5S 操作手册,持之以恒地致力于 5S 的推动工作。 2) 推动者提出标准要求,实施并指导做法,检查验收,采取纠正措施,持续改善。 3) 加强培训、宣传、教导力度,让 5S 深入员工意识,促使正确地行动,由不断的行动 促进习惯的养成。 4) 配合目视管理。 

     

    二、工业安全 

    1、 存在问题: 除了有几份文件和一些基础设施以外,也是一片空白;几份文件流于形式,也未发挥作用。 然而,搞好工厂安全工作的紧迫性不亚于预防“SARS” 。 

    2、 分析原因: 相关人员对工业安全工作重要性的认识程度不够, 缺乏危机感和忧患意识。 上周火险事件和 事后处理也充分说明部分相关人员对工厂安全工作的重视程度明显不够。 另外, 缺乏实操性 的文件指引,缺少对工业安全有专业认识的人员。 

    3、 建议办法: 1) 培养或聘请有专职经验的注册安全主任,设立工业安全组织,培养一批专职和义务消 防员。 2) 结合工厂实际需要,制定完善的工业安全管理制度、作业指引和控制执行文件系统, 完善安全标识、役施和设备 3) 安全工作重在预防,正所谓“防患胜于救火” 。要经常性、普及性在全厂范围内开展培 训、演练,不间断地向员工宣导相关知识。 

     

    三、设施管理

    1、 存在问题: 1) 设施管理的内涵没搞透,管理不到位,该修的未及时修、需要建的未建,无用工多。 2) 有很多未经长远考虑而实施的项目,有“挖东补西”的问题。3) 投入到基建的时间多,跃进设施调配、维护、检修的时间不够。 

    2、 分析原因: 1) 缺乏整体、长远的规划,以及正确的建设性思想和发展理念的引导。 2) “只救火不预防”“头痛医头、脚痛医脚”的现象较多。3) 由于公司的迅猛发展,部门成员未能及时适应过来,保留着“小厂”习惯作风。 

    3、 建议办法: 1) 进一步明确设施组在公司快速发展时期的工作目标,比如预见性保障工厂的生产、生 活需求。 2) 端正心态,基础建设做不好不仅给公司造成资金浪费,而且会给工厂的发展运作造成 一定影响。 3) 每次工程要有工程申请(包括要解决的问题、要达到的目标、工程量、经费预算等) 、 工程实施方案、结果验收情况报告。 

     

    四、企业文化宣传

    1、 存在问题: 1) 公司教导的文化内容是很少企业有的,但宣传力度太贫乏,几乎没有什么太见效的举 动,仅靠老板推一下才动一下。 2) 目前管理课仅有一份关于娱乐室管理的文件,但几乎没有管理对象。球室、学习室廖 无几人光顾,只有一间简陋的电视室每天还都有员工进去。在很少开展文娱活动、活动场所 欠缺的环境中,员工难免枯燥,哪里有兴趣和氛围来感受企业文化呢? 3) 企业文化宣传仅靠张贴、悬挂几条标语、口号压给员工是不行的,要让员工亲身感受, 思想、行动都活跃起来,真正融入到当中去,相关宣传的人员好象是没有意识到或是没有吃 透宣传的内涵。 

    2、分析原因 企业文化是企业的灵魂,是企业的精神领袖和力量,尤其对于需要较强创造力和适应力 的企业, 企业文化能够更好地促进企业的持续发展。 而目前管理课负责宣传的人员没有真正 弄清企业文化的真正意义,没有认识到企业文化对于企业健康、快速发展的重要意义。企业 文化是难以用文字来表述的,是在员工队伍中根深蒂固、难以改变的自觉行为,是企业用以 规范企业人在多数情况下行为的一种强有力的、 不成文的规则体系, 是一系列相互依存的价值观和行为方式的总和, 它需要通过宣传影响、 行为感染等很长一段时间的积淀而留存下来。 可以试问相关人员, 恐怕企业文化的定义都不一定说得清楚, 这样怎么进行宣导工作呢?怎 么将这文化潜移默化到员工身上去呢?怎么将文化转化为员工的行动呢? 

    3、 建议办法 相关宣传人员必须先认清什么是企业文化, 企业文化的作用在哪里, 如何打造和促进企业文 化的形成,应采取什么样的必要软硬件措施。 1) 软件方面: A) 结合公司文化的具体内容,开展业余培训和举办业余活动。 B) 成立康乐委员会,将文化宣传的形式多样化,逐渐地感染员工。 C) 实施奖惩,奖励响应文化导向的行为,严惩违背文化导向的行为。 2) 硬件方面: A) 通过募捐和公司出资,筹建图书室。 B) 创办电脑学习班、网络俱乐部。 C) 改善室内球室。 D)改善影视室。 E) 筹建卡啦 OK 室、舞室。 (当然许多地方出资,但是否决定做,要先对投资与收益进行一个对比。 ) 

     

    五、保安队 

    1、 存在问题: 1) 管理力度不够,保安整体质素需提高。 2) 职能作用发挥得不够,职业敏感度偏低,组织纪律意识不强。 

    2、 分析原因: 1) 对保安员的职责要求不够清晰和全面,工作表现和达成结果没有考核。 2) 岗位技能培训和演练工作需跟上。

    3、 建议办法: 1) 把关对保安员的任用标准。 2) 明确岗位职责要求,加强监督、考核力度。 3) 多开展职业技能培训和演练。 

    六、宿舍管理 

    1、存在问题: 1) 暂时只能维持在来人有处住的水平,对是否住得适应、妥善方面无行动。 2) 对人员猛增的应对能力弱,工作显得很被动。

    2、分析原因: 1) 缺少事先整体规划的意识和实际行动,也有“头痛医头、脚痛医脚”的现象。 2) 主管人员对下属只有使用,没有必要的信息沟通和培养。

    3、解决办法: 1) 主动培养提升下属能力,加强沟通交流,尊重下属的工作,为下属提供发展空间。 2) 结合公司的发展形势,制定长远的宿舍管理规划。 3) 完善宿舍的各项规章制度,建立各项周报、月报表。 

     

    七、饭堂管理 

    1、存在问题: 饭堂问题都已引起总经理的关注,员工投诉书也反映得很全面,这里不再赘述。 

    2、分析原因: 管理手段不够硬,没有成熟的对策。 

    3、解决办法: 1) 管理人员站在公司及员工利益的立场上,对合同进行重新修订,严格执行合同要求。2) 建立切实可行、行之有效的监督机制。 

     

    八、外务方面

     1、存在问题: 在中国办事,疏通关系渠道是个办法,但这不是好办法,我们应力求自己做得好,做得符合法律、法规和客户要求。不到逼不得以不能想“钻空子”“搞变通”的主意,因为公司需要 、长远地发展下去。单凭搞关系只能解决眼前之急,问题还是存在,最终浪费大量人力物力,正所谓“得以鸡毛,失以翎 ” 。 

    2、分析原因: 不应只将思维局限于社会的形势上,应把公司的长远发展作为工作的切入点。 3、建议办法: 相关人员对法律法规、客户要求的认识了解需要提高,对公司长远发展的战略目标的认识程 度需要提高。

     

    九、计算机运用 

    1、存在问题: 计算机已是企业办公必不可少的得力助手, 运用到方方面面, 而网络功能使计算机的作用发 挥得淋漓尽致。但目前,这一优势在松林没有得到很好的开发和利用,许多事情的完成还需 要依赖人工。 

    2、分析原因: 目前电算室的技术力量薄弱,网络、软件的技术开发人员需要补充。 

    3、建议办法: 1) 室改组为资讯科技室,从外部引进在网络的设计、组建、功能开发、运用管理,以及 在 ERP 系统导入、技术开发等方面有专业建的人员为公司服务。 2) 加强对用户端人员培训。 

     

    十、部门基层工作人员管理 

    1、存在问题:工作态度不够积极,工作质量水平低,不能及时发现和解决问题,缺乏沟通报告。

    2、分析原因: 对工作态度、质量、效率、主动提高能力没有系统的督导、检查、考核机制,相关负责人未 能收紧对下属的管理要求。

    3、建议方案: 制定明确的工作标准和检查考评制度,严格落实奖惩,加强工作技能指导培训。

     

    十一、车辆管理 

    1、存在问题: 制度比较完善,但落实需加强,使用控制及调谴力度需再加强。

    2、分析原因: 管理不够严,未严格遵照制度执行。 

    3、建议办法: 提高文件制度的可操作性,以身作责,严格落实。 

     

    十二、文件管理 

    1、存在问题: 1) 没有公共文件夹供部门人员参阅,现有的管理文件有欠缺。 2) 没有历史记录性文件,既使有的可操作性也不够强。

    2、分析原因: 1) 因新公司成立受到影响。 2) 相关人员在日常工作中的“文字管理”意识淡薄,多是以口头讲说来开展工作。 

    3、建议办法: 1) 引导相关人员认识到文件的重要性。 2) 建立全面、详细的文件系统,指定人员管理部门的文件、档案。

     

    第二章 管理课未来发展的目标和展望

    通过发现和及时解决问题,适时地导入新的管理理念,使员工的惰性思维和被动工作转化为创新思维和积极行动;通过人员优化组合,使管理课工作由被动转变为主动,适应公司发展的需求,快速、高效、稳步运转起来,促进公司的良好发展。 

    一、员工精神风貌好,士气高昂,素质养在快,对公司发展的忧患意识强, 人员流失率低,普遍具有较强的责任感、归属感,以及高度的凝聚力和向心力;真正的企业 文化在松林人身上形成和体现。 

    二、工厂秩序文明,作业环境跨上 5S 推进的高水平阶段,生活条件优越,文体娱乐设施齐备,开展培训、活动项目丰富、形式多样,整个公司呈现繁荣局面。 

    三、生产效率高、作业品质好,服务到位,主动满足客户需求,订单量直线上升;公司在社会上享有美誉,受到各级政府的普遍好评。如果管理课成员都能向这样一个目标看齐,大胆地展望未来,影响和带动公司全员,公司的明天将更加美好!

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